Wellicht is het nog niet eerder ter sprake gekomen in uw gesprekken met uw CijferMeester, maar heeft u wel eens stilgestaan bij het proces van het maken, versturen en betaald krijgen van uw verkoopfacturen? Of dat het wellicht makkelijker kan om de facturen in de boekhouding te krijgen?
Methode oldskool
Bij de “oldskool” methode maakt men een verkoopfactuur in Microsoft Word of Excel. Een tijdrovende klus, want er zijn namelijk een hoop dingen die gecontroleerd moeten worden. Denk aan het adres wat volledig ingevuld moet worden, de factuurnummers moeten oplopend zijn en de factuurdatum moet juist ingevuld zijn. En klopt de optelling van de bedragen en is het berekende btw bedrag juist? Daarbij komt dat opslaan op de computer ook nog een nauwkeurige klus is; u wilt immers het Word of Excel document snel weer kunnen terugvinden als er wat aangepast moet worden. Na dit alles moet het in drievoud geprint worden en ook dat kost tijd. De klant krijgt natuurlijk een factuur, u heeft hem zelf nodig voor uw eigen debiteurenadministratie en ook uw CijferMeester moet er één hebben voor de boekhouding. Al met al een methode die geen extra geld kost (out of the pocket money), behalve dan een envelop, drie a4-tjes en een postzegel, maar wat wel ‘maar’ 5 minuten tijd kost (en dus bij 12 facturen ongeveer een uur).
Maar het kan ook anders
Gelukkig bestaan er tegenwoordig modernere oplossingen om de facturen te maken en te versturen. Er zijn talloze (soms zelfs gratis) programma’s die het mogelijk maken om snel facturen te creëren, waarbij een heleboel zaken zoals factuurdatum, factuurnummer, totaal bedragen, etc. al worden ingevuld. U heeft vast wel eens gehoord van Wefact , Moneybird, Rompslomp en vele andere pakketten die u hierbij kunnen helpen. Ook binnen boekhoudpakketten zoals Twinfield, Snelstart en Exact zijn dergelijke oplossingen ingebouwd.
Naast het geautomatiseerd invullen, zijn er ook nog andere voordelen. Denk hierbij aan het feit dat de op deze wijze gemaakte facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Ook bieden de betere factureringsprogramma’s de mogelijkheid om een Ideal-link mee te sturen wanneer de factuur via de mail verzonden wordt, zodat er een snellere betaling kan plaatsvinden. De meeste programma’s hebben zelfs een app, waarbij de factuur direct opgesteld en verstuurd kan worden. U kunt dus ter plekke bij uw klant de factuur opmaken, in plaats van dit aan het einde van de dag nog te moeten doen. En hoewel er een kans bestaat dat u met sommige goedkopere pakketten vastzit aan een standaardopmaak of beperkte mogelijkheden heeft om uw huisstijl te laten zien, zijn de meeste factureringspakketten de afgelopen jaren verbeterd en kunt u nu uw huisstijl naar wens doorvoeren op de factuur.
Boekhouding
Het factureringsprogramma Wefact biedt naast bovenstaande voordelen nog een ander pluspunt. Naast het maken van een factuur moet deze namelijk ook in de boekhouding worden opgenomen. Via de “oldskool” methode wordt dit aangeleverd op papier aan de CijferMeester en met de nieuwere factureringspakketten wordt de digitale versie vaak naar Basecone gemaild of geüpload. Hierna worden de facturen verwerkt door de CijferMeester. Via Wefact is de stap nog sneller: door een koppeling met het boekhoudingspakket Twinfield wordt de zojuist gemaakte factuur meteen verstuurd naar de boekhouding. U hoeft de factuur dan niet nogmaals naar uw CijferMeester te sturen. Bovendien is het mogelijk om met Wefact offertes op te stellen die op het moment van uitvoering direct kunnen worden omgezet naar een factuur. Voor de (out of the pocket) kosten hoeft u het niet te laten, deze bedragen circa € 14,- tot € 15,- per maand.
Wilt u meer weten, kijk op de website van Wefact.nl of laat u informeren door uw CijferMeester.