Ik help mijn klanten om administreren leuker voor ze te maken

Elke dag worden wij als CijferMeesters geconfronteerd met talloze vragen op het gebied van boekhouding, belasting en bedrijfsadvies. Vaak zijn deze vragen snel en eenvoudig te beantwoorden, maar soms komen er bijzondere praktijkgevallen voorbij waarbij we echt al onze expertise moeten inzetten. In de rubriek “CC” (CijferMeester Cases) laten we graag zien wat onze CijferMeesters allemaal kunnen bereiken. Deze specifieke case is aangedragen door Frank Gerdzen, een CijferMeester uit Wierden.

Een besparing van € 120.000,- voor een ondernemer in faillissement: Tijdig actie ondernemen en communicatie openhouden

Een positieve relatie met de bank en de belastingdienst kan van onschatbare waarde zijn. In dit geval heeft het een aanzienlijke besparing van maar liefst € 120.000,- opgeleverd voor een klant, dankzij de inzet van een CijferMeester tijdens een faillissement.

Jarenlang presteerde het MKB-bedrijf uitstekend. Maar plotseling volgde een neerwaartse spiraal in de resultaten. De banden met de bank en de belastingdienst waren altijd al goed geweest. Toen de zaken minder gingen, werd dit dan ook direct gedeeld met deze partijen. Er werden zelfs in nauw overleg met de bank drastische maatregelen genomen, maar helaas mocht dit niet baten en ging het bedrijf failliet.

De directeur-grootaandeelhouder had persoonlijk borg gestaan voor een bedrag van een ton, en daarom nam de CijferMeester contact op met de bank. Hij vroeg naar de plannen met betrekking tot deze borgstelling, aangezien de directeur inmiddels weinig meer te bieden had en in het verleden al flink in de onderneming had geïnvesteerd. De bank toonde begrip en besloot om de borgstelling te laten vervallen.

Een vergelijkbare aanpak werd gehanteerd bij de belastingdienst. Twee jaar achter elkaar was er een te hoge voorlopige teruggave uitbetaald aan de directeur en zijn echtgenote, wat neerkwam op een totaalbedrag van € 20.000,-. Na het aantonen dat het bedrijf altijd correct de schuldeisers had voldaan, het echtpaar gedurende lange tijd geen salaris had opgenomen en geen enkel bedrag uit de onderneming had gehaald, besloot ook de belastinginspecteur om toegeeflijk te zijn.

De belangrijkste lessen uit deze casus? “Als ondernemer is het van cruciaal belang om direct aan de bel te trekken zodra de zaken minder rooskleurig worden. Wees open en eerlijk richting je bank, de belastingdienst en eventuele schuldeisers. Informeer hen en onderhoud goede relaties. Dit vergemakkelijkt het vinden van oplossingen aanzienlijk. En bovenal, wees er op tijd bij. Zodra aanmaningen of dwangbevelen zijn uitgevaardigd, ben je eigenlijk al te laat. Dan zijn de betrokken partijen doorgaans zo geïrriteerd dat ze niet meer ontvankelijk zijn voor welke oplossing dan ook.”

Elke dag staan we als CijferMeesters voor een breed scala aan vragen over boekhouding, belastingen en bedrijfsadvies. Meestal zijn deze vragen eenvoudig en snel te beantwoorden, maar soms worden we geconfronteerd met bijzondere situaties waarbij we echt onze expertise moeten inzetten. In de rubriek “CC” (CijferMeester Cases) delen we graag de uitdagingen waar onze CijferMeesters mee te maken krijgen. Deze specifieke case is aangedragen door Jeroen Schraven, een CijferMeester uit Vianen.

Ik wilde aanvankelijk mijn kennis breed ontwikkelen en had nooit echt overwogen om me te specialiseren, zelfs niet na meer dan 20 jaar ervaring in de administratie. Maar in 2018 kwam ik in aanraking met ‘dropshipping’ en dat veranderde alles. Tegenwoordig ben ik binnen de CijferMeester-organisatie dé deskundige als het gaat om boekhouding voor webwinkels die gebruikmaken van dropshipping. Voor mijn collega’s bij CijferMeester heb ik een handige handleiding opgesteld over dit onderwerp.

Het concept van dropshipping is eigenlijk heel simpel. Klanten bestellen producten in een webwinkel en de bestelling gaat rechtstreeks naar de leverancier, meestal gevestigd in China, die het product direct naar de klant stuurt. Hierdoor kan de eigenaar van de webwinkel een groot assortiment aanbieden zonder enorme voorraden te hoeven aanhouden of grote investeringen te doen.

Met name jonge ondernemers voelen zich aangetrokken tot deze vorm van e-commerce. Toen in 2018 de eerste Nederlandse dropshippers opdoken, waren veel accountants en boekhouders terughoudend. Ze werden geconfronteerd met andere boekhoudkundige processen en wilden hier liever niet mee omgaan. Mijn kijk hierop was echter anders. Ik had namelijk een klant die cursussen gaf aan startende dropship-ondernemers. Hierdoor kreeg ik een kijkje achter de schermen en kon ik een waterdichte administratie opzetten die volledig geschikt was voor dropshipping.

Wat betreft boekhoudtechnieken moest ik echt nieuwe wegen bewandelen. Klanten betalen via verschillende betaalproviders zoals Mollie, Paypal, Stripe en Shopify. Daar moest ik me in verdiepen. Hetzelfde gold voor inkoopfacturen, die afkomstig zijn van AliExpress, Shopify, Facebook, Snap, Pinterest en diverse tools die binnen deze branche worden gebruikt, zoals Manychat, Klaviyo en Google Suite. Hier moest ik echt feeling voor krijgen.

In tegenstelling tot fysieke winkels werken online winkels niet met verkoopfacturen. De orderbevestiging volstaat om de koop te sluiten, en de goederen worden pas geleverd nadat de betaling is ontvangen. Het traditionele factuurstelsel is hier niet geschikt voor. Het kasstelsel biedt daarentegen wel uitkomst. Hoewel het kasstelsel normaal gesproken gebruikelijk is voor winkels, vinden veel boekhouders en accountants het vreemd om dit toe te passen op webwinkels. Bovendien vergt de btw-aangifte extra aandacht, vooral omdat veel leveranciers uit China komen en steeds meer Nederlandse dropshippers ook webwinkels in andere Europese landen beginnen, waarvoor geen Nederlandse btw hoeft te worden betaald.

Daarnaast werken dit soort ondernemers vaak met meerdere bankrekeningen, diverse creditcards en verschillende betaalpartijen. Deze setup verandert regelmatig, dus als boekhouder moet je altijd alert zijn op veranderingen. Ook de werkprocessen moeten goed worden ingericht, vooral als het gaat om communicatie met de klant. Momenteel heb ik enkele tientallen dropshippers als klant. Ik heb nog eens zoveel klanten doorverwezen naar mijn collega’s bij CijferMeester, die dankzij mijn hulp ook bedreven zijn geworden in deze aanpak.

Hoewel ik wel eens heb nagedacht over het starten van mijn eigen webwinkel, heb ik dat idee snel losgelaten. De marges in de wereld van webwinkels zijn namelijk erg klein. Bovendien kun je het niet even ‘erbij’ doen. Degenen die hier succesvol in zijn, besteden er minstens 30 tot 40 uur per week aan. Ik blijf liever bij waar ik goed in ben en wat het beste bij me past: boekhouding, belastingen en bedrijfsadvies.

Met meer dan 60 kantoren verspreid over Nederland, wordt het Amsterdamse kantoor van CijferMeester geleid door Marius Weiland. Oorspronkelijk opgeleid als business controller, helpt hij nu ondernemers met uiteenlopende vraagstukken, altijd gesteund door een goed opgezette boekhouding en structuur. Veelvoorkomende vragen van ondernemers zijn onder andere:

• Waar kan ik financiering krijgen?
• Hoe weet ik of ik geen buitensporige rente betaal?
• Zijn de voorwaarden van de lening gunstig?

In het verleden waren dit soort vragen niet altijd even gemakkelijk te beantwoorden. Dankzij het gebruik van het LoanStreet-dashboard kan Marius nu vaak vrij snel aan een ondernemer laten weten wat zijn kans op financiering is.

Proactief benaderen van ondernemers

De CijferMeester-organisatie was al geruime tijd op zoek naar een oplossing om klanten met financieringsbehoeften goed van dienst te kunnen zijn. Uiteindelijk viel de keuze op LoanStreet. Een doorslaggevende factor was de mogelijkheid om het online boekhoudsysteem te koppelen, waardoor er een realtime kredietscore wordt gegenereerd. De prestaties van het bedrijf worden vervolgens afgezet tegen de acceptatiecriteria van de 17 belangrijkste financiële instellingen. Dit proces verloopt bijzonder soepel, waardoor aanzienlijk minder tijd nodig is om de financieringsopties voor een ondernemer in kaart te brengen. Dit was voor Marius de reden om proactief zijn klanten te benaderen. Sommigen om aan te geven dat ze nu bij CijferMeester Amsterdam terechtkunnen voor een eenvoudige kredietcheck, anderen omdat hij in LoanStreet al had gezien dat er financieringsbehoeften waren bij die specifieke onderneming en hij proactief advies kon geven. Dit heeft de afgelopen week al geleid tot twee succesvolle financieringsaanvragen met gunstige rentetarieven.

Een foutloze administratie als basis

De sleutel tot het snel en eenvoudig in kaart kunnen brengen van financieringsopties ligt grotendeels in het voorbereidende werk dat Marius doet. Hij zorgt ervoor dat de administraties van zijn klanten altijd piekfijn in orde zijn. Van correcte boekingen en nauwkeurige rekeningschema’s tot aan juistheid en regelmatige updates, over alles wordt nagedacht. De integratie van LoanStreet met Twinfield doet vervolgens de rest.

Betrouwbare ondersteuning

Naast de boekhoudkoppeling was de betrouwbare ondersteuning van LoanStreet een andere doorslaggevende reden om voor deze oplossing te kiezen. Het koppelen en aanvragen van financiering verloopt doorgaans vlekkeloos. En als er toch een keer een probleem opduikt, wordt dit vrijwel altijd binnen een werkdag opgelost. Een ander positief aspect van de ondersteuning is de interpretatie van grootboekrekeningen. Het team heeft ervoor gezorgd dat onze standaardtellingen tijdens het onboardingproces van CijferMeester altijd worden herkend. Het resultaat is een kredietcheck die steevast nauwkeurige resultaten oplevert voor mijn klanten. Dit werd afgelopen week weer eens bevestigd: twee offertes die resulteerden in twee overeenkomsten, precies met de financiële instellingen die via LoanStreet naar voren kwamen.

Het starten van je eigen bedrijf; recent economisch nieuws suggereert dat dit hét moment is om die stap te zetten. Maar waar moet je als aspirant-ondernemer op letten? En welke obstakels staan de weg naar ondernemerschap vaak in de weg?

“Zonder uitzondering is onzekerheid de voornaamste hindernis voor de meeste aankomende ondernemers,” zegt accountant Luc Boonen van het CijferMeester-kantoor in Heythuysen. Met jarenlange ervaring met talloze starters merkt hij dat dit telkens weer een terugkerend onderwerp is. Vooral voor degenen die vanuit loondienst beginnen en hun vaste inkomen achter zich moeten laten. “Kan ik straks nog wel al mijn kosten dekken? Wat zijn de implicaties van inkomstenbelasting?”

“Wat wordt je uurtarief?” Om deze zorgen weg te nemen, heeft Luc een eenvoudige tip: stel eerst je eigen ondernemingsplan op! Voorbeelden hiervan zijn wijdverspreid op internet te vinden en dienen als uitstekende hulpmiddelen om beginnende ondernemers op weg te helpen. “Het dwingt je om na te denken over zaken als: ‘Waar wil je naartoe met je bedrijf? Wat motiveert je? Welk uurtarief of welke winstmarge ga je hanteren? En wat heb je nodig om van te leven?’ Als je al deze aspecten op een rij hebt, kun je hierover in gesprek gaan met je adviseur.”

Doe zoveel mogelijk zelf Een voordeel van deze aanpak is dat je goed voorbereid aan het avontuur begint. Dit kan van pas komen, bijvoorbeeld wanneer je financiering moet aanvragen bij de bank. Luc’s eerste les is dan ook om goed voorbereid te beginnen aan het ondernemerspad. Dit bespaart niet alleen kosten, maar leidt ook tot tijdwinst. “Als je pas over essentiële zaken begint na te denken wanneer je al bij je boekhouder of de bankadviseur zit, dan gaat dit onnodig veel tijd en dus geld kosten.” Een andere tip van Luc voor beginnende ondernemers is om – zeker in het begin – zoveel mogelijk zelf te doen. “Dat geldt ook voor de boekhouding. Op die manier begrijp je precies hoe het geld binnen je bedrijf beweegt. Met moderne software is dit gemakkelijk te doen. Ik heb veel starters die zelf hun boekhouding bijhouden, waarbij ik slechts eenmaal per kwartaal even meekijk via de Cloud en eventuele verbeteringen voorstel. Mijn toegevoegde waarde ligt niet in het invoeren van cijfers, maar in het meedenken en brainstormen met de ondernemer.”