De werkkostenregeling: heeft u uw administratie al op orde?

Wanneer u personeel in dienst heeft, mag u op dit ogenblik kiezen tussen de werkkostenregeling (wkr) en de ‘normale’ belastingregels voor het vergoeden van kosten en het verstrekken van goederen (kleding, gereedschap, fiets, et cetera) aan uw personeel. Per 1 januari 2014 bent u echter verplicht om de wkr toe te passen. Nu is een goed moment om hierbij stil te staan. De invoering en toepassing van de wkr kan namelijk een enorm karwei zijn.

Wat is de wkr?
De wkr is kort gezegd een regeling waarbij het niet langer meer van belang is welke vergoeding of verstrekking u aan welk personeelslid geeft. Blijft u met uw totale vergoedingen en verstrekkingen onder een bepaald maximum, dan hoeft u geen belasting te betalen over deze vergoeding of verstrekking. Op dit ogenblik bedraagt dit maximum 1,4% van uw totale loonsom. Dit is uw ‘vrije ruimte’. Alles wat u meer vergoed of verstrekt dan uw vrije ruimte, is belast. U hoeft in principe niet meer bij te
houden wie welk bonnetje in heeft geleverd. Ook hoeft u niet meer bij te houden welk personeelslid welke vergoeding of verstrekking heeft ontvangen. Voorbeeld: De totale fiscale loonsom in uw bedrijf bedraagt € 50.000. Uitwerking: u mag uw personeel 1,4% van € 50.000 = € 700 belastingvrij aan vergoedingen of verstrekkingen geven.

Het addertje onder het gras. Net als veel andere belastingregels, lijkt deze regeling makkelijk, maar in de praktijk is de uitvoering een stuk lastiger. Een aantal vergoedingen
en verstrekkingen valt namelijk buiten de wkr, dit zijn de ‘gerichte vrijstellingen’. Zo blijven voor de auto van de zaak de ‘normale’ regels gelden. Die gaat dus niet ten laste van uw vrije ruimte. Daarnaast mag u bepaalde andere vergoedingen en verstrekkingen niet ten laste van uw vrije ruimte brengen. Andere vergoedingen of verstrekkingen mag u juist op  nihil waarderen. Tot slot moet u ook nog rekening houden met een eventuele cao of andere met uw personeel afgesproken arbeidsvoorwaarden.
Kortom, er is genoeg werk aan de winkel.

Een goede administratie is noodzakelijk om de wkr goed te kunnen toepassen is het belangrijk om uw administratie goed op orde te hebben. In de meeste gevallen is het noodzakelijk om uw administratie anders te gaan indelen zodat u per 1 januari 2014 klaar bent voor de wkr. Wij adviseren u om daar tijdig mee te beginnen. Het is
zelfs mogelijk dat wij na het onderzoek van uw administratie concluderen dat het voordelig is om de wkr al een jaar eerder in te voeren. Omdat een gedegen onderzoek veel tijd kost en omdat vrijwel alle werkgevers zo’n onderzoek moeten uitvoeren, is het verstandig om nu al tijd te reserveren bij uw CijferMeester.